Argomenti orizzontali/enterprise resource planning

LA CREAZIONE DEL VALORE NELL’IMPRESA  MEDIANTE L’USO DEI SISTEMI ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)
pagina preparata da Giacinto Renta

Introduzione

Competere in un contesto complesso come quello attuale, caratterizzato da forte incertezza e alta variabilità, in cui è sempre più difficile definire quali siano i propri avversari, è sempre più difficile e l’unica fonte di vantaggio competitivo può essere costituito dall’innovazione.

In uno scenario caratterizzato da una crescente globalizzazione e un regime reale di concorrenza, il management deve essere in grado di prendere decisioni velocemente e deve poter disporre di tutte le informazioni necessarie in tempi rapidissimi ed è proprio per questo che l’impresa deve essere dotata di un sistema informativo in grado di rendere disponibili le informazioni in tempo reale e che abbatta le barriere che esistono tra le diverse funzioni dell’impresa.

La ricerca della massima efficienza in ogni fase dei processi aziendali e dell’integrazione interfunzionale può essere possibile solo tramite l’adozione di un sistema ERP che gioca un ruolo centrale nella generazione del valore per l’impresa. Il vantaggio competitivo non è legato alla differenziazione degli strumenti, ma alla capacità, da parte dell’azienda, nel gestire le informazioni quindi la competitività è alimentata dalla qualità delle informazioni.

L’adozione di un sistema del genere all’interno dell’impresa è un processo lungo e che richiede cospicui investimenti, tempi lunghi e deve essere portato avanti con continuità e determinazione. Proprio perché sono richieste numerose risorse è necessario indicare quale è l’impatto di queste nuove tecnologie nel processo di creazione del valore e quindi:

• i vantaggi di tali prodotti;
• i problemi che tali prodotti risolvono;
• le opportunità di crescita che consentono.

I sempre più rapidi cambiamenti attuali pongono le aziende dinanzi all’esigenza di affrontare nuove sfide competitive puntando su strategie in grado di riflettere la capacità di adattarsi all’ambiente, di gestire prontamente i cambiamenti, di cogliere e sfruttare le opportunità che si presentano. Inoltre è sempre più necessario una maggiore integrazione tra consumatore e produttore, bisogna rispondere prontamente a quelle che sono le esigenze dei clienti e di provvedere velocemente alle consegne.

Per ottenere migliori performance sono necessari sistemi informativi che consentano una maggiore sincronia tra tutte le funzioni dell’impresa e di tutte le attività della catena del valore.

Il sistema informativo diviene il sistema nervoso dell’impresa che consente di condividere tutte le informazioni, di gestire in modo integrato tutte le attività e quindi di rispondere in maniera sollecita alle esigenze del mercato.

I sistemi ERP consentono tutto ciò e quindi sono dei sistemi gestionali integrati che hanno come obiettivo l’elaborazione integrata dei processi aziendali, sono moduli integrati tra loro che permettono la gestione di tutte le funzioni aziendali, il dato viene inserito una sola volta ed è immediatamente disponibile a tutto il sistema.

I sistemi ERP sono molto diffusi all’interno del settore industriale perché lì è una necessità fisiologica quella di controllare in maniera ottimale il ciclo produttivo e la logistica ad esso collegata. Tali sistemi diventeranno sempre più importanti all’interno di tutti i settori perché le tecnologie informatiche costituiscono una componente essenziale per il perseguimento e il mantenimento del vantaggio competitivo. Si pensi all’ e-commerce ( sia quello rivolto alle altre imprese sia quello rivolto ai consumatori finali ) e alla necessità di gestire in tempo reale e in maniera integrata la gestione dei magazzini, delle scorte e degli ordini e sulla necessità di soddisfare il cliente in tempi brevissimi cosa possibile solo se possibile una stretta integrazione tra la logistica e il reparto vendite.

Prima degli anni ’60 per la gestione del magazzino e delle scorte le imprese utilizzavano la tecnica del Lotto economico d’acquisto che consentiva una facile gestione del magazzino anche se si dovevano rispettare molte ipotesi semplificatrici. Successivamente venne introdotto il Master Resourse Planning, un sistema che consentiva una maggiore flessibilità anche se richiedeva molte informazioni. I principali vantaggi offerti da questa tecnologia erano la riduzione dell’attività di magazzino, la riduzione dei tempi guida di produzione e di consegna e l’aumento dell’efficienza produttiva. Il sistema MRP II, realizzato negli anni ’80, consente la gestione dei flussi informativi e l’esecuzione in piena automatizzazione dei processi, consentendo un controllo incrociato delle diverse funzioni.

I sistemi ERP sono una ulteriore evoluzione e consentono di:

• incrementare l’efficienza globale;
• ridurre i costi;
• aumentare la flessibilità.

Tali sistemi cessano di considerare le operazioni in maniera isolata: tutti i dati generati dai diversi processi all’interno dell’impresa sono integrati in modo tale da essere utilizzati dai diversi nodi della rete organizzativa.

Introdurre un sistema ERP non significa semplicemente adottare un nuovo sistema informativo, significa apportare una radicale innovazione a quello che è la formula imprenditoriale, all’orientamento strategico di fondo e alla "filosofia" e alla cultura dell’intera organizzazione.

Le caratteristiche di tali sistemi sono: 1) la flessibilità (capacità di rispondere ai mutevoli bisogni dell’azienda), 2)indipendenza (dall’hardware e dal sistema operativo su cui gira), 3)modularità (pacchetti che possono operare isolatamente ed essere implementati in maniera incrementale), 4) andare oltre l’impresa (consentire l’integrazione non solo all’interno dell’impresa, ma anche integrare la catena del valore dell’impresa con quella dei fornitori e dei distributori).

I sistemi ERP devono svolgere quattro ruoli fondamentali:

• supportare e favorire il ridisegno dei processi di business;
• standardizzare le attività e normalizzare le prestazioni dei processi;
• integrare le diverse unità organizzative che intervengono nei processi stessi;
• contribuire al miglioramento continuo.

Le decisioni relative all’acquisizione e all’impiego di risorse informatiche non si prestano ad essere ricondotte in schemi decisionali facilmente dominabili.

Il management quando decide di adottare u sistema ERP ha dinanzi un decisione che comporta:

• un salto tecnologico i cui risultati non sono facilmente prevedibili;
• un rilevante e irreversibile impegno di risorse;
• un impatto di tipo non incrementale;
• l’esigenza di giustificare tale scelta.

Il fine dell’impresa è quello di sopravvivere e questo è dipendente dalla capacità dell’impresa di soddisfare tutti i portatori d’interesse. I giudizi di soddisfazione possono essere quantificati attraverso la "moneta" e quindi, nel giustificare l’adozione degli ERP, dobbiamo valutare quale è l’impatto di tale decisione sui flussi di cassa dell’impresa. L’impiego delle risorse "anticipa" nel tempo l’ottenimento delle funzionalità, il cui valore quindi è solamente "sperato", l’anticipazione che si attua nell’impresa è per sua natura portatrice di ritorni "non prevedibili".

Ogni calcolo relativo alla generazione di flussi monetari futuri è di tipo soggettivo, quando questi calcoli sono effettuati in relazione a investimenti irreversibili strettamente legati a quelli che sono gli esiti della formula imprenditoriale. In definitiva un calcolo di questo genere non è molto utile come giustificazione razionale, è invece molto utile se si considera la fiducia che è in grado di generare e quindi ricopre un ruolo di "generatore di fiducia".

Un altro problema è quello di valutare il contributo offerto alla generazione del valore dalle risorse che diano un contributo complementare ai processi produttivi. A tal proposito può essere utile l’analisi differenziale, che ci consente di definire l’apporto alla generazione di valore che proviene dalla modifica di determinate risorse all’interno dell’impresa, fermo restando tutte le altre risorse. Quindi in questa analisi si adotta il principio del "ceteris paribus", cioè valutare l’impatto delle nuove risorse fermo restando tutte le altre variabili e questo è il principale limite di questo approccio perché l’ipotesi non è verosimile. Consideriamo il caso d in un investimento in software: non ci si può aspettare vantaggi connessi solo alla sostituzione della elaborazione manuale dei dati con quella automatizzata, ma anche un impatto sulla qualità e tempestività delle informazioni.

Evidenziati i limiti di una analisi basata sull’analisi del valore (non prevedibilità dei ritorni dovuti ad un salto tecnologico e il problema della complementarietà) si deve passare ad una analisi basata su giudizi di prestazione.

Negli ultimi anni si sta assistendo a una capillare diffusione dei sistemi ERP all’interno delle imprese e, se si vedono le analisi condotte dal Gartner Group, i tassi di crescita saranno ancora maggiori in futuro.

I motivi che hanno spinto all’adozione di sistemi ERP negli ultimi anni possono essere così sintetizzati:

• passaggio da soluzioni di sviluppo interno a soluzioni di tipo package; infatti costruire oggi un sistema informativo da zero appare un’impresa titanica e piena di rischi. Le soluzioni package si basano sulle tecnologie più recenti, su una migliore qualità della documentazione e sulla possibilità di contare su aggiornamenti continui e a costi contenuti;
• la necessità di adeguare i sistemi informativi alle problematiche legate all’introduzione dell’euro e all’avvento dell’anno 2000; infatti aggiornare i software precedenti comporta costi molto elevati;
• abbandono delle architetture di tipo mainframe a favore di architetture meno costose e più flessibili come la tecnologia client-server che consente economie di costo, maggiore flessibilità e maggiore velocità di risposta.

I motivi che sono stati elencati però costituiscono solo dei pre-requisiti all’adozione dei sistemi ERP. L’ esigenza di rispondere alle sfide della competizione comportano un crescente fabbisogno informativo e soprattutto dei fabbisogni di integrazione informativa. La più grande caratteristica dei sistemi ERP è che l’integrazione del sistema informativo aziendale è nativa, nel senso che il sistema nasce già integrato: gli archivi sono unici, le procedure strettamente legate tra loro, l’aggiornamento degli archivi avviene in modo centralizzato e unitario.

I sistemi ERP supportano l’attività gestionale su diversi piani:

• il piano della integrazione delle attività (qualsiasi transazione avviata in un modulo applicativo comporta automaticamente il relativo aggiornamento dei dati inerente quella transazione in tutti i gruppi funzionali);
• sul piano della comunicazione (un sistema informativo unico integrato offre a ciascun operatore una analoga visibilità sui principali processi aziendali);
• sul piano dei processi decisionali (consentendo di assumere le decisioni su un quadro completo di informazioni aggiornate in tempo reale, affidabili e comuni alle diverse unità funzionali).

Le imprese si trovano ad operare in un contesto caratterizzato da crescente varietà di domanda e crescente variabilità del contesto. Dinanzi a questa situazione le imprese hanno reagito in modo diverso: alcune si sono chiuse nei confronti dei continui stimoli che provengono dagli ambienti competitivi e altre hanno invece adottato un modello di iper-adattività.

Il management, dinanzi alla minaccia di riduzione delle performance aziendali, selezionare diverse aree su cui agire. Una prima area di intervento è data dalla possibilità di ridisegno dei processi attraverso i quali si genera valore per il cliente e gli obiettivi sono quelli della riduzione dei costi e di incrementare la soddisfazione dei clienti. Una seconda area di intervento ha per obiettivo quello della riduzione della variabilità dei risultati produttivi e quindi è data dalla possibilità di standardizzazione. Una terza area di intervento è data dalla possibilità di incrementare l’integrazione tra le diverse unità che contribuiscono con le proprie attività alla gestione dei processi aziendali. I contributi più importanti offerti dai sistemi ERP in queste direzioni è data da queste tre possibilità: 1) riduzione della variabilità attraverso la codificazione del sapere comune e la standardizzazione dei comportamenti; 2) maggiore integrazione di flussi informativi; 3) il supporto offerto ai processi di rengineering.

Le funzionalità dei sistemi ERP si distinguono in quelle che hanno un impatto sulla qualità dei dati (univocità, unicità, accessibilità e prontezza) e quelle a impatto diretto sulle modalità di immissione dei dati (standardizzazione, connessione e aggiornabilità ).

I risultati che si ottengono sono:

	riduzioni di costo legate all’eliminazione di attività inutili;
	compressione dei tempi di ciclo;
	accorciamento dei tempi di risposta al cliente;
	riduzione degli errori.